Sgcd 10 - Agent·e Chargé·e d'Accueil et d'Information H/F - 10

Vos activités principales:

Gestion du courrier:
-réception, ouverture et tri du courrier;
-dépôt dans les autres sites, récupération du courrier à expédier;
-affranchissement;
-préparation du courrier à expédier, regroupement de certains envois (maire, service,...);
-assurer la navette entre la préfecture et la direction départementale des finances;
-transport des courriers vers d'autres services de l'État ou collectivités;
-circulation des parapheurs;
-gestion des courriels et des réclamations et de leurs délais de réponse;
-suivi du courrier réservé, des boîtes aux lettres fonctionnelles.

Accueil physique et téléphonique:
-compostage des délibérations et actes déposés par les maires ou les agents municipaux;
-répartition dans les services;
-réception des agents des services déconcentrés et des collectivités, échange de courrier;
-accueil des usagers avec rendez-vous dans les services;
-accueil des usagers effectuant une démarche relative aux attributions des services du cabinet (permis de conduire, vidéoprotection, armes..);
-peut être amené à assurer l'accueil des agents ou services sollicités dans le cadre du centre opérationnel départemental
-formation à l'accueil physique et téléphonique afin de suppléer un agent en cas d'absence pour maladie ou situation de crises sur les différents sites
-Mise à jour du carnet d'adresse des mairies

Polyvalence:
-suppléance à l'accueil physique et téléphonique en cas d'absence et/ou situation de crises, sur les différents sites où le PACS est présent.

Budget et inventaire:
-Suivie et achat des fournitures de l'ensemble des services rattachés au SGCD;
-Inventaire du mobilier et état des lieux des résidences en collaboration avec le(la) chef(fe) de pôle.

Votre environnement professionnel:
Activités du service:
Accueil, courrier, standard, crédits de fonctionnement de la préfecture, centre de responsabilité, gestion des travaux, logistique, achats, marchés publics.

Composition et effectifs du service:
Service immobilier, logistique et achat composé, sous la direction d'un(e) chef(fe) de service de, et d'un(e) adjoint(e) au chef(fe) de service:
- un pôle accueil, courrier, standard (1 chef(fe) de pôle - 8 agents)
- un pôle immobilier et logistique, achat et marché (1 chef(fe) de pôle 12 agents)

Liaisons hiérarchiques:
Chef(fe) de pôle, adjoint(e) au chef(fe) de service, chef(fe) de service, directeur du SGCD, préfet

Liaisons fonctionnelles :
Chef(fe) de service et agents liés par convention avec le SGCD, personnels de résidence de la préfecture et des sous-préfectures, agences territoriales, entreprises...