Gestionnaire Administratif pour la Formation Continue et l'Apprentissage H/F - 10

La direction des relations entreprises (DRE) a pour vocation d'être le guichet unique entre l'UTT et le monde socio-économique et en particulier, les entreprises. Afin de couvrir tous les aspects que peut prendre la relation avec les entreprises, elle regroupe trois missions déclinées sous la forme de trois services : le BAIP (Bureau d'Aide à l'Insertion professionnelle), la DFCA (direction de la formation continue et de l'apprentissage) et le SPVR (Service des Partenariats de la Valorisation de la Recherche).

Missions de la DFCA : Les activités de formation par alternance (via l'apprentissage) et de la formation tout au long de vie sont en plein développement et apportent 10% des ressources de l'UTT. Ces activités concernent 210 apprentis et près de 380 personnes en formation continue dans une vingtaine de formations différentes. La DFCA a pour mission de développer et d'organiser le pilotage de ces activités en lien étroit avec la direction de la formation et de la pédagogie (DFP) et les départements pédagogiques. Via son Centre de Formation par Apprentissage, le CFA Sup Avenir, la DFCA assure l'accompagnement et le suivis des apprentis tout au long de leur parcours de formation. Dans le domaine de la formation continue, l'UTT est lauréate d'un financement du plan relance France 2030 pour le projet Compétences plus. Ce projet, piloté la DFCA, vise à développer la formation continue à destination des entreprises et des salariés de la région Grand Est prioritairement.

Ce poste est placé sous l'autorité de la responsable administrative et financière du CFA.
Le gestionnaire administratif accompagne la mise en oeuvre des formations par apprentissage dans l'ensemble des programmes ainsi que de la gestion des contrats de professionnalisation. Pour ce faire, sa mission est de travailler en étroite synergie avec la DFP, l'équipe administrative du CFA, la DFCA, les programmes, le BAIP et l'équipe administrative du site de Nogent de l'UTT.

Activités principales:
Missions organisationnelles et de coordination de l'apprentissage:
· Élaborer chaque année le calendrier des échéances liées à l'apprentissage, le mettre en forme selon l'identité visuelle réglementaire et le diffuser aux services internes concernés.
· Récolter, centraliser et mettre en forme les données nécessaires aux formations.
· Contrôler la conformité réglementaire des calendriers des formations en apprentissage.
· Participer à l'élaboration et à l'actualisation annuelle des matrices de livret d'apprentissage en lien avec les services concernés (DFCA, DFP).
· Intégrer et mettre à jour ces livrables dans les outils de gestion et de suivi.
· Recueillir les dates des conseils de perfectionnement des formations en apprentissage et centraliser les comptes rendus et supports pour transmission à l'équipe pilotage du conseil de perfectionnement du CFA.

Suivi administratif et outils de pilotage de l'apprentissage:
· Alimenter les tableaux de bord de suivi des candidats admis en FISEA et en Master en recherche de contractualisation.
· Centraliser et enregistrer les coordonnées des tuteurs académiques et professionnels des formations en apprentissage .
· Participer au paramétrage et au suivi des livrets d'apprentissage sur les outils numériques.
· Assurer un suivi administratif des livrets d'apprentissage

Appui opérationnel aux activités du CFA et des formations:
· Accompagner les équipes du CFA dans la production de supports à destination des tuteurs (guides, formations, réunions d'information).
· Apporter un soutien aux équipes DFCA pour l'organisation logistique des soutenances.
· Participer à l'organisation des journées de rentrée des formations en apprentissage.
· Contribuer à la gestion et à l'envoi des enquêtes de satisfaction.

Communication, participation aux travaux et reporting:

· Participer aux réunions de travail relatives à l'apprentissage et en rédiger les comptes rendus.

· Contribuer à la communication permanente auprès de la communauté des apprentis et être force de proposition sur ces actions.

· Assurer un reporting régulier de son activité auprès de la hiérarchie.