Assistant Administratif en Hébergement Universitaire H/F - CROUS Reims

Sous l'autorité hiérarchique de la directrice d'antenne, les principales missions de l'assistant administratif H/F en hébergement universitaire sont :

- Gestion et suivi des réservations de logement, des plannings d'occupations des trois résidences (Villehardouin, Vinci et Courtines)
- Supervision des dossiers administratifs et des renouvellements
- Gestion et suivi des conventions logement, des affectations suite au Tour logement, à l'offre complémentaire et au fil de l'eau
- Suivi des impayés (garant physique)
- Instruction des dossiers contentieux (garant physique)
- Remboursement aux étudiants des résidences Villehardouin et Vinci
- Constatation globale et ponctuelle des loyers des résidences Villehardouin et Vinci
- Contrôle et validation des dossiers dans Ebail
- Enregistrement et suivi des contrats VISALE, suivi des renouvellements des résidences Villehardouin, Vinci et Courtines le cas échéant ; envoi des documents à l'agence comptable dans le cadre des impayés
- Supervision des états des lieux d'entrée et de sortie
- Encaissement contentieux dans H3
- Gestion et suivi de tous les bons de commandes sur Orion ; sur Epona en lien avec le responsable de services techniques
- Gestion de la salle de sport de la résidence Villehardouin
- Organisation des visites hygiène et sécurité dans les résidences
- Suivi des registres de sécurité des résidences et des dates des vérifications réglementaires en lien avec le responsable des services techniques
- Archivage en lien avec la directrice d'antenne et les archives départementales
- Mise en place et suivi des animations au sein des 3 résidences en lien avec la Directrice d'antenne et la CVEC
- Prise en charge de certaines missions de la secrétaire d'antenne lors de son absence ( relevé des absences, accueil des usagers, réponse mail,...)

Compétences attendues :

Fonctionnement et missions des CROUS et de l'enseignement supérieur / règlement intérieur et modalités de vie en résidence / connaissance de la réglementation en matière de délivrance d'un logement en résidence CROUS / Réglementation comptabilité publique.

Communication écrite et verbale / capacités rédactionnelles / Maitrise des outils informatiques / Filtrer et orienter les informations / Rigueur / Discrétion professionnelle / Sens de l'organisation / Savoir rendre compte / Qualités relationnelles / Autonomie

• Gestion des contentieux
• Sens du relationnel
• Accueil de la clientèle
• Autonomie
• Recouvrement
• Compétences rédactionnelles
• Encaissement
• Sens de l’organisation