Secrétaire H/F - 10

14H/semaine afin d'assurer une présence les lundis et vendredis
Accueille et oriente les usagers, les visiteurs, les professionnels
o Accueille et oriente les usagers, professionnels physiquement et téléphoniquement,
o Effectue l'enregistrement des données sur les logiciels informatiques,
o Réceptionne, enregistre, distribue, classe et suit le courrier et les courriels,
o Réalise des tâches administratives courantes : planifie, organise et rédige les
comptes-rendus de rendez-vous/réunions ; rédige, saisie et met en forme des
courriers, etc.
Participe au suivi administratif des usagers
o Prépare les différents documents nécessaires à la mise en place de nouveaux
dossiers d'usagers,
o Participe à la constitution et à la mise à jour des dossiers administratifs des
usagers.
Assiste dans la gestion quotidienne du personnel du service « 3 Fois Plus »
o Collecte les éléments variables pour l'établissement des paies par le service des
ressources humaines (Siège Social),
o Collecte les justificatifs auprès des salarié(e)s permettant au service des
ressources humaines (Siège Social) d'établir les contrats de travail et avenants,
o Assure le suivi quotidien des plannings des salarié(e)s,
o Gère les remplacements en cas d'absence des salarié(e)s
Assiste dans la gestion administrative des usagers du service mandataire
o Collecte les éléments variables et les saisit dans le cadre de l'accompagnement
des particuliers-employeurs à l'établissement des bulletins de paie,
o Collecte les justificatifs auprès des particuliers-employeurs permettant d'établir
les modèles de contrats de travail et avenants,
o Accompagne le particulier-employeur dans le suivi quotidien des plannings de
son.sa salarié.e,
o En cas d'absence du.de la salarié.e du particulier-employeur et sur sa demande,
recherche et propose à ce dernier des candidat.es susceptibles d'effectuer le remplacement.
Savoir entrer des données sur les logiciels spécifiques au fonctionnement du service,
Savoir saisir et présenter les documents (lettres, rapports.),
Contribuer à l'organisation des réunions (location de salles, prises de notes.),
Assurer la gestion du temps (agenda, déplacements, réunions, réservations.).
Etablir une relation professionnelle dans un cadre éthique, déontologique, fonctionnel et hiérarchique,
Avoir des aptitudes à la communication et un bon relationnel,
Savoir adapter sa pratique en tenant compte des évolutions du secteur et du service,
Rendre compte, faire preuve de discrétion,
Savoir être agréable, accueillant, à l'écoute et disponible,
Exigences du poste : Être titulaire d'un diplôme de niveau 5 (Bac +2) ou de niveau 4 (Bac).