Assistant Administratif - Dsden de l'Aube 10 H/F - Rectorat de Reims

?? L'assistant(e) administrative du cabinet fait partie d'un pôle secrétariat, commun au secrétaire général et au cabinet du directeur académique des services de l'Education nationale de l'Aube, composé d'une équipe de deux personnes.Le poste permet le suivi de dossiers de manière autonome et/ou concertée, en offrant une large diversité d'interlocuteurs tant en interne qu'en externe. Il implique une grande fluidité dans les échanges au sein de l'équipe élargie du cabinet.L'assistant(e) du cabinet assiste plus particulièrement le secrétaire général dansl'organisation quotidienne du travail et contribue au bon déroulement des activités duservice en assurant des fonctions d'assistance administrative et technique :En assurant la gestion de l'agenda du secrétaire général, la prise en charge des appels et messages.En assurant la liaison avec les différents services de la DSDEN, le rectorat, le ministère et tous les partenaires de l'institution.En assurant le suivi de dossiers spécifiques du secrétariat général.En assurant la continuité du service en cas d'absence de l'assistante plus particulièrement chargée de l'ADASEN.Gérer les messageries fonctionnelles rattachées au cabinet afin d'orienter le plus rapidement possible les courriers électroniques et/ou gérer les réponses à apporter par le secrétariat général et le cabinet (faire de même avec les courriers postaux).Assurer la réception des appels téléphoniques au pôle secrétariat commun en évaluant leur caractère sensible ou leur urgence et en y apportant les réponses les plus adaptées et/ou orienter les appels.Organiser et gérer diverses instances et réunions et en rédiger les comptes-rendus.Assurer le suivi des réponses aux interventions et aux enquêtes (sollicitations des services concernés pour obtenir les éléments de réponse, mise en forme).Dans le cadre du secrétariat du cabinet, assurer la continuité de service en cas d'absence de l'assistante plus particulièrement chargée de l'ADASEN.

??Connaissances et compétences attendues:Tâches simultanées impliquant anticipation et réactivité face aux événements.Capacité à hiérarchiser les urgences et à adapter sa communication avec les services ou les partenaires.Connaissance de l'institution, de l'organisation et des métiers de l'Education nationale,en particulier des services académiques.Discrétion.Rigueur, organisationCapacité à travailler en équipeAdaptabilitéProfessionnalisme et courtoisie effectives et perçues lors des communications internes et externes.

• Compte-rendu
• Réactivité