Adjoint Administratif en Direction Territoriale H/F - Service Public

Composition et effectifs du service :

L'équipe de la direction territoriale se compose de 10 agents (DT/DTA/RPI/RAPT/RLC/CT Santé/CT Placement/AA/SA)

Votre hiérarchie :

• N+1 : le/la responsable de l'appui au pilotage territorial
• N+2 : le/la directeur(rice) territorial(e)
  

Vos interlocuteurs métiers :

Variables selon le poste et les dossiers confiés / DIRPJJ, directeurs de services, responsables et secrétaires des unités éducatives, secteur associatif habilité justice, divers partenaires extérieurs

En tant qu'adjoint(e) administratif/ve en direction territoriale (DT) vous pourrez exercer vos missions dans différents domaines.

Dans le cadre des fonctions d'accueil et de secrétariat

• Assurer l'accueil physique et téléphonique et renseigner les différents interlocuteurs.
• Tenir les agendas et assurer la prise en charge des aspects logistiques de l'équipe de direction.
• Enregistrer le courrier (postal et électronique) et en assurer le suivi.
• Diffuser et afficher l'information.
• Mettre en page, organiser et transmettre la documentation et procéder à leur archivage.

Dans le cadre des missions d'appui au pilotage de la DT

• Collecter les éléments statistiques et renseigner les tableaux de bord de la DT.
• Mettre à jour les documents de suivi périodique et les bilans d'activité.
• Participer à la vérification et à l'agrégation des données reçues des établissements et services.

Dans le cadre du suivi des actes de gestion RH pris au niveau interrégional

• Mettre à jour les documents de suivi périodique.
• Aider à la préparation et au suivi des élections professionnelles et des comités techniques territoriaux.
• Participer à la constitution du dossier de recrutement des agents contractuels et des travailleurs handicapés.

Dans le cadre du suivi budgétaire et financier des moyens de la DT

• Contribuer au suivi des besoins en personnels au regard de l'activité des services.
• Aider à la préparation des documents nécessaires pour la tenue des dialogues de gestion avec les établissements et les services.
• Saisir les expressions de besoin (achats) pour la DT par l'intermédiaire de «CHORUS formulaire».
• Alimenter l'outil local de gestion du suivi des autorisations d'engagement.

Expériences professionnelles antérieures souhaitées :

Secrétariat, gestion financière dans la fonction publique d'Etat (Chorus, régie, comptabilité publique)

Offres de formation associées à votre prise de poste :

Logiciels utilisés en DT : Parcours, Harmonie, Chorus formulaire, CHORUS DT

Connaissances

• Techniques de secrétariat
• Bureautique et outils collaboratifs
• Applications métiers (Parcours, Harmonie, Chorus)

Savoir-faire

• Accueillir
• Mettre en forme un document
• Maîtriser les délais
• Fiabiliser
• Archiver

Savoir-être

• Sens de l'organisation
• Faire preuve de discrétion
• Être réactif
• Être rigoureux

• Statistiques
• Gestion de l'emploi du temps
• Chorus
• Rigueur et méthode
• Création d'une base documentaire
• Gestion des ressources financières
• Traitement du courrier
• Contrôle du budget
• Réactivité
• Sens de l’organisation